Mit Teilnahme am Volunteerprogramm der Stadt Karlsruhe werden die bei Registrierung eingegebenen persönlichen Daten in der Volunteer-Datenbank (Betreiberin: KME Karlsruhe Marketing und Event GmbH) gespeichert. Dabei sind sowohl Vor- und Zuname als auch das Profilfoto für andere Mitglieder der Datenbank sichtbar. Die Sichtbarkeit weiterer Profilinformationen ist individuell über die Privatsphäre-Einstellungen steuerbar. Das Volunteermanagement und das Sprecherteam nutzen die hinterlegte E-Mail-Adresse für notwendige Informations-Mailings. Zudem werden bei Einsätzen Vor- und Zuname sowie Mobilnummer an den jeweiligen Veranstalter und den Einsatz-Capo zum Zweck der Einsatzorganisation übermittelt. Im Zuge des E-Mail-Versands der Einsatzdetails durch das Volunteermanagement werden Vor- und Zuname auch an die jeweils schichtbeteiligten Volunteers übermittelt. Veröffentlichtes Feedback zum Einsatz kann sowohl vom Volunteermanagement als auch – anonymisiert – von dem jeweiligen Veranstalter eingesehen werden. In Ausnahmefällen können vom Volunteermanagement über den Verteiler nach Vorabstimmung mit dem Sprecherteam auch städtische Unterstützungsanfragen weitergeleitet werden, die keinen offiziellen Volunteer-Einsatz darstellen, sondern als private Freizeitaktivität zu bewerten sind.
Die Daten werden bei Ausscheiden aus dem Programm datenschutzkonform gelöscht. Ist eine Teilnahme am Volunteerprogramm nicht mehr gewünscht, reicht eine Mitteilung an info@karlsruhe-volunteer.de. Alternativ kann eigenständig der Benutzer-Account in der Volunteer-Datenbank gelöscht werden. Mit dem Löschen des Accounts werden das Profil und der zugehörige Eintrag im Volunteer-Verzeichnis gelöscht, die E-Mail-Adresse wird aus dem Verteiler genommen und alle Beiträge (Pinnwand, Feedback, Chat) werden anonymisiert. Außerdem erlischt mit dem Löschen des Accounts auch der Zugang zur Datenbank.
Der Volunteer erklärt sich außerdem damit einverstanden, dass von ihm unentgeltlich Ton- und Bildaufnahmen sowie bewegte Bilder im Zusammenhang mit den Veranstaltungen gemacht werden können, die durch die KME Karlsruhe Marketing und Event GmbH, die KTG Karlsruhe Tourismus GmbH oder von Dritten (Veranstalter(innen)) kostenlos für Presseberichte, Werbung und Dokumentationen genutzt werden dürfen. Dies betrifft die Veröffentlichung in den Bereichen Print, Online und sonstige Medien.
Es ist dem Volunteer untersagt, insbesondere Prominente, aber auch sonstige öffentliche Personen während der Einsatzzeit als Volunteer um ein Autogramm zu bitten oder Fotos von ihnen zu machen.
Die Datenbank nutzt den Kartendienst Google Maps. Anbieter ist die Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Zur Nutzung der Funktionen von Google Maps ist es notwendig, die IP-Adresse des Datenbanknutzers/der Datenbanknutzerin zu speichern. Diese Informationen werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Der Datenbankbetreiber (KME Karlsruhe Marketing und Event GmbH) hat keinen Einfluss auf diese Datenübertragung. Wenn Google Maps aktiviert ist, kann Google zum Zwecke der einheitlichen Darstellung der Schriftarten Google Web Fonts verwenden. Beim Aufruf von Google Maps lädt der Browser die benötigten Web-Fonts in den Browsercache, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen.
Die Nutzung von Google Maps erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung der Datenbank-Inhalte und einer leichten Auffindbarkeit der in der Datenbank angegebenen Einsatzorte. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar.
Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details sind hier einsehbar:
https://privacy.google.com/businesses/gdprcontrollerterms/
und unter
https://privacy.google.com/businesses/gdprcontrollerterms/sccs/
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